Учет расходов на автотранспорт

Отвечает Ирина Сидорова, финансовый консультант юридической компании «Налоговик»

Основные расходы организации на содержание служебного автотранспорта:

• материальные (топливо, смазочные материалы);

• ремонт автотранспорта.

Для целей бухгалтерского учета расходы на приобретение топлива и смазочных материалов для служебного автотранспорта относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Оплата поставщикам топлива может производиться наличным и безналичным путем. Приобретение топлива водителями за счет подотчетных средств требует оформления авансового отчета.

Топливо и смазочные материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости по дебету счета 10 «Материалы» (субсчет 10–3 «Топливо») в корреспонденции со счетами учета расчетов (счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.).

Топливо и смазочные материалы списываются на производственные и управленческие нужды на основании первичных расходных документов (ведомостей учета выдачи нефтепродуктов, требований, накладных, путевых листов и т. д.) и отражается по кредиту счета 10 «Материалы» (субсчет 3) в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство (20, 23, 25, 26, 44).

Приведем типовые бухгалтерские проводки по операциям на содержание служебного автотранспорта:

Дт10-3 - Кт60 - Отражена стоимость приобретенных ГСМ согласно расчетным документам поставщика (без учета НДС)

Дт19-3 - Кт60 - Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком ГСМ

Дт60 - Кт51 - Произведена оплата поставщику

Дт68-1- Кт19.3 - Предъявлена к вычету сумма НДС, уплаченная по принятому к учету топливу

Дт20, 26, 44 - Кт10-3 - Списано топливо на производственные или управленческие нужды согласно данным путевых листов

Расходы на топливо для автотранспортных средств включаются в состав материальных затрат в расходах по обычным видам деятельности в пределах норм, утверждаемых Минтрансом России, что указывается в учетной политике организации. Об этом говорится в Приказе Минтранса РФ от 24.06.03 №153 "Об утверждении Инструкции по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте". Нормы расхода топлива установлены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.08 №АМ-23-р.

Контроль за расходованием топлива следует вести в путевых листах, унифицированные формы которых установлены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78 (форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля», форма №4-С «Путевой лист грузового автомобиля», форма №6 «Путевой лист автобуса» и т. д.). Этот же документ является основанием для списания использованного топлива в расходы. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.08 №152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"). Минфин РФ признает, что путевой лист может выписываться не ежедневно, а «с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода» (Письмо от 16.03.06 №03-03-04/ 2/77). В Письме Минфина РФ от 25.08.09 №03-03-06/2/161 чиновники разрешили организациям самостоятельно разрабатывать путевые листы, являющиеся документами, подтверждающими расходы на приобретение горюче-смазочных материалов. Главное условие - наличие в документе обязательных  реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.08 №152.

Для целей налогового учета затраты на ГСМ могут учитываться при условии, что они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение прибыли (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Для целей налогообложения налогом на прибыль затраты на приобретение ГСМ и содержание служебного автотранспорта учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом хотя Налоговым кодеком не определено нормирование указанных расходов, финансисты требуют включать состав расходов сумма затрат на топливо для служебных поездок в пределах норм расхода, установленных Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.08 №АМ-23-р. Если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе – методике (Письмо Минфина РФ от 10.06.11 №03-03-06/4/67).

Начисление компенсаций за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок отражается в учете по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Что касается медицинского осмотра водителей, то его следует организовывать всем предприятиям и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим транспортные средства.

Согласно ст. 213 Трудового кодекса РФ работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Согласно ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» работодатели обязаны организовывать и проводить с привлечением работников органов здравоохранения предрейсовые медицинские осмотры водителей.

Осмотр проводится на основе Методических рекомендаций по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителей, определенных Письме Минздрава России от 21.08.03 №2510/9468-03-32.