Карантинные меры привели к ситуации, когда многие сотрудники коммерческих компаний работают дистанционно. И достаточно часто они сталкиваются с недостатком инструментов, которые позволяют перевести бизнес на удалённый формат.
Иногда это становится критичным для работников, привыкших вести дела только офлайн: голосом что-либо у коллег не спросить, сканера под рукой нет, работать с клиентами без телефонии сложно, а вопрос контроля подчинённых руководителями стоит как никогда остро. "ДП" обсудил этот вопрос с Михаилом Беляевым, руководителем петербургского офиса бесплатного сервиса "Битрикс24", позволяющего многие процессы перевести в онлайн, чтобы он порекомендовал инструменты, которые помогут организовать работу в удалённом режиме без потери эффективности.
Сейчас можно найти достаточно много инструментов, которые позволяют организовать дистанционную работу офисных сотрудников. Тем не менее ряд руководителей компаний жалуются, что испытывают неудобства и не могут в полном объёме контролировать все процессы. Что можно было бы им порекомендовать?
— Неудобство происходит в первую очередь из-за того, что сотрудники потеряли главное, что их держало всё это время вместе, — единое пространство. Раньше таким пространством выступал офис. Можно было каждый день видеть всю команду, подойти, спросить без отрыва от рабочего процесса. И для многих руководителей действовало правило: "Если я вижу подчинённых, значит, они работают". Сейчас компании нужно создать виртуальный офис: там все коллеги, с ними можно общаться, узнавать про жизнь компании, удобно решать рабочие вопросы.
Главная рекомендация — ни в коем случае не снижать темпы общения в команде, даже, я бы сказал, их нужно ещё больше наращивать, помогать людям больше общаться между собой, с руководителями, в рабочих группах. Именно поэтому сейчас так популярны чаты, видеозвонки, календари — это тот минимальный функционал, который необходим для органичного общения даже на расстоянии.
Да, таких инструментов сейчас великое множество. Но из этого вытекает другая проблема — из-за массы различных мессенджеров и платформ для общения компании начинают буквально терять важную информацию: бухгалтеры создали чат в "Вотсапе", маркетолог выслал макет в "Телеграме", продажник задал вопрос в "Фейсбуке". Как в этом хаосе не потерять важное?
— Нужно создать правила общения в коллективе и организовать единую платформу для коммуникации. Задача руководителя — вовлечь коллег в общее дело, создать условия, чтобы все сотрудники работали с одинаковым набором инструментов и имели доступ к нужной им информации. В "Битрикс24" есть всё для эффективной работы на удалёнке, причём сейчас многие элементы сервиса работают бесплатно: мы понимаем, что бизнес переживает непростые времена, и готовы пойти навстречу. Здесь есть внутренний мессенджер, где можно создавать открытые и закрытые чаты.
Прямо из чата можно сделать видеозвонок — до 12 участников, без ограничений по времени разговора. Мы рекомендуем использовать видеосовещания для сложных вопросов, ну и желательно каждый день устраивать с командой пятиминутки по видеосвязи для обмена рабочими статусами и в целом положительными эмоциями. Это очень подбадривает коллектив.
Ещё в "Битрикс24" есть лента новостей. По аналогии с соцсетью здесь можно писать посты для всей компании или только для некоторых сотрудников. Тут же можно делиться успехами, неудачами, обсуждать какие-то вопросы, прикреплять видеообращения или поздравлять коллег с днём рождения. Создавайте тематические группы, храните всю информацию во встроенном облачном диске и пишите статьи в базу знаний, чтобы сохранить внутренние знания компании. В общем, это незаменимый инструмент для поддержания корпоративного духа.
И важно помнить, что это всё не разбросано по разным каналам общения, а хранится в одном сервисе по принципу единого окна. Вы буквально все вместе находитесь в "онлайн-офисе" — в едином информационном пространстве.
Но даже с таким инструментарием возникают ситуации, когда руководителю сложно контролировать важные дела. Как проверить, на какой стадии находится выполнение той или иной задачи?
— У нас в компании действует простое правило: все без исключения поручения должны фиксироваться в задачах. Нужно повесить баннер на сайт или запустить рекламную кампанию? Поставьте задачу в "Битрикс24". Ответственный сразу поймёт, что ему нужно сделать и в какие сроки. А если возникли вопросы, напишите об этом в комментарии к задаче.
На основе работы с задачами мы рекомендуем компаниям вводить KPI для удалённых сотрудников. Например, измерять эффективность по количеству вовремя закрытых задач, а также положительных и отрицательных оценок. Руководитель сможет в любой момент посмотреть статус по всем делам без лишнего прессинга и напоминаний.
При работе из дома часто возникает проблема разграничения личного и рабочего. Какие советы можно дать руководителям по организации рабочего времени на удалёнке?
— Да, переключиться бывает сложно. Дома постоянно находятся родные, может расслаблять атмосфера. А иногда бывает, что просто не чувствуешь течения времени. Забываешь пообедать или завершить рабочий день, во сколько планировал. Мы рекомендуем использовать в работе электронный календарь, который также есть в нашем сервисе. Причём в него можно заносить не только рабочие встречи, но и время на обед, перерыв или конец рабочего дня. Выставите напоминание, к примеру, за 15 минут. Это очень стимулирует придерживаться рабочего тайминга и не забывать давать организму отдыхать.
Благодаря календарю в "Битрикс24" отпадет проблема рассинхронизации с коллегами — для всей компании он единый. Если участников много, легко выбрать подходящее всем время без долгих обсуждений.
А если говорить не только о взаимодействии с сотрудниками, как сделать так, чтобы клиенты не испытывали сложностей, могли получать услуги даже в таких условиях?
— Клиенту неважно, работаете вы в офисе или удалённо, ему важно, чтобы бизнес работал как часы в любых обстоятельствах. Но перевод отдела продаж на удалёнку — процесс непростой. Скажу сразу: без CRM это сделать практически невозможно.
Если раньше бизнес вёл базу клиентов в таблицах, то сейчас вы можете быстро перенести её в CRM. Из любого входящего звонка или сообщения из любой соцсети или мессенджера сразу формируется сделка, так что больше не будет никаких потерянных клиентов. Даже если сотрудник не ответит на звонок, CRM запомнит входящее обращение.
CRM также обеспечивает информационную безопасность, что может быть востребовано не только в период удалённой работы. Не у всех сотрудников будет доступ к базе контактов, а это значит, что никто не унесёт базу к конкуренту. Кроме того, CRM сама будет подсказывать, что сделать на каждом этапе сделки — подготовить предложение, отправить счёт или выйти на связь.
Какие советы вы дадите бизнесменам, чтобы побыстрее адаптироваться всей командой к новому формату работы?
— Сделать общие прозрачные правила работы, чтобы каждый знал, что делать и чего от него ждут. Где общаться, где смотреть свои задачи, как получить нужную информацию. Чаще общаться с коллегами. И по рабочим вопросам, и для эмоционального контакта. В офисе это происходило в коридоре или за чашкой, теперь нужно специально созвониться. Ну и конечно, нужен инструмент, который позволит это всё организовать: собрать сотрудников, создать культуру работы с задачами, информацией. Резюмирую: нужны чаты, видеозвонки, корпоративная социальная сеть, CRM, инструмент для работы с задачами, внутренняя база знаний, календарь, облачный диск. И желательно иметь единый продукт — это выгоднее для компании и удобнее для сотрудников. Желаю найти в этой ситуации плюсы и новые возможности для роста.
