При самостоятельной организации конференции важно грамотно организовать встречу и регистрацию участников, их питание и техническое оснащение.
В рамках классической формы организации конференции необходимо пройти многочисленные этапы: планирование, составление содержательной части, бюджета, приглашение участников, аренда помещения, организация питания, встреча и размещение гостей, визовая поддержка, привлечение спикеров, трансфер и досуг, PR-обслуживание, информационное сопровождение. При организации крупных мероприятий (более 100 человек) компании в большинстве своем привлекают специализированные агентства.
Однако для проведения небольшого мероприятия проще организовать его своими силами. "При проведении деловых мероприятий небольшого и среднего масштаба совсем не обязательно привлечение профессионального event-агентства, как, например, для организации модного показа или презентации нового автомобиля. Здесь главное - качество контента мероприятия", - рассказывает Наталья Суслова, генеральный директор коммуникационного агентства "Репутация".
Валерия Богатырева, заместитель руководителя службы конференций и банкетов "АЗИМУТ Отель Санкт-Петербург", отмечает, что сегодня около 70% заказов от общего количества мероприятий, проводимых на территории отеля, - это прямые обращения от компаний-заказчиков, остальное приходится на агентства по организации мероприятий. "В основном при помощи агентств организовываются крупные события длительностью более 3 дней с использованием полного спектра услуг: трансфер, развлекательная часть, застройка выставочных стендов", - рассказывает Валерия Богатырева.
Встречающие
В компаниях, предпочитающих проводить мероприятия самостоятельно, есть специальные event-менеджеры. Профильным сотрудникам помогают также работники тех отделов, в чьих интересах и проводится сама конференция. Они же могут взять на себя и функцию встречающих на стойке регистрации. Однако эксперты советуют обратиться к аутсорсинговым компаниям по найму специализированного персонала. Это могут быть студенты, актеры, профессиональные модели - все зависит от формата мероприятия, требований организатора и финансовых возможностей.
По словам Максима Воронцова, генерального директора компании "ICF - Международные конференции", минимальная оплата встречающего в день - около 5 тыс. рублей, средняя же стоимость - 10 тыс. рублей, однако, если мероприятие требует присутствия известных моделей или актеров - бюджет встречающих может исчисляться и тысячами долларов.
"Как правило, на 30 человек требуется один встречающий. При этом организатор должен позаботиться о специалисте, который способен решить потенциально конфликтную ситуацию", - рассказывает Максим Воронцов.
Оборудование
Современные деловые мероприятия даже самого скромного масштаба не обходятся без технического оборудования презентации. В зависимости от формата мероприятия в набор оборудования можно включить один или несколько микрофонов, систему звукоусиления, конференц-системы, кабины для синхронного перевода. Как правило, большинство площадок предлагает и услугу аренды дополнительного оборудования.
"Сейчас наиболее востребована аренда зала с включенным техническим оборудованием, когда его стоимость входит в стоимость аренды. Это и удобно для клиентов, и дешевле по сравнению с тем, если брать оборудование в аренду отдельно", - рассказывает Валерия Богатырева. По ее словам, средняя часовая стоимость аренды конференц-зала вместимостью 50-90 человек с включенным базовым оборудованием составляет порядка 2,3 тыс. рублей в отелях уровня три-четыре звезды. "Пятизвездочные отели предлагают эту услугу значительно дороже", - отмечает Валерия Богатырева.
Максим Воронцов добавляет, что грамотный подход к выбору площадки мероприятия может сразу избавить от проблем не только с техническим оборудованием, но и с организацией питания. "Многие площадки одновременно с арендой конференц-зала предлагают как аренду мультимедийного оборудования, так и услуги по организации кофе-брейков, обедов. В большинстве отелей от трех до пяти звезд такое предложение объединено в единый пакет. Как правило, его стоимость рассчитывается на одного участника, и выгодно приобретать их для мероприятий до 100 человек. При более крупной конференции экономичнее будет заказывать эти услуги по отдельности", - считает Максим Воронцов.
Питание
В большинстве случаев организацию питания компании отдают профессиональной кейтеринговой компании. "Это всегда выгоднее. Во-первых, у такой компании есть собственный персонал (официанты, повара), во-вторых, это оперативная доставка прямо из горячего цеха в необходимые сроки, в-третьих, это качественная логистика", - рассказывает Наталья Суслова. По ее словам, средняя стоимость фуршета с горячими закусками, включая обслуживание и доставку, стоит 1100-1400 рублей на человека. "Если в меню включены деликатесы, цена возрастает. Стоимость кофе-брейка: 250-700 рублей на человека", - добавляет Наталья Суслова.
По словам Максима Воронцова, бюджет питания конференции может доходить до 60% от общего бюджета мероприятия. "К организации питания стоит подходить очень ответственно, так как если неполадки в оборудовании можно устранить, то некачественная еда может грозить исками со стороны участников конференции. Поэтому при выборе ресторана или кейтеринговой компании, если организатор этим занимается впервые, не стоит особо полагаться на его красивый сайт или список выполненных заказов, а лучше обратиться в event-агентство", - отмечает Максим Воронцов.
