11:4818 октября 202311:48
11:4818 октября 2023
Строительные компании начинают задумываться об автоматизации внутренних бизнес-процессов из-за сложностей коммуникации между отделами.
В 2023 году сервис по работе со счетами и доставками mySnab начали внедрять в строительные компании Москвы и Петербурга. В ходе обучения клиентов специалисты сервиса провели анализ узких мест. Так они выяснили, что 9 из 10 компаний продолжают использовать WhatsApp (и иные мессенджеры) в качестве рабочего инструмента: в общий чат попадают как личные переписки, так и документы для дальнейшей обработки, в том числе счета.
После направления снабженцу счетов в мессенджере, они распечатываются и передаются на согласование руководителю, далее данные согласованных счетов вручную вносятся бухгалтером в свою рабочую систему, полноценный учет при этом, как правило, не ведется. Оперативно актуализировать информацию, затерянную в потоке сообщений общего чата, практически невозможно. Обработка счетов в таком режиме занимает в среднем до 7-10 дней.
А при масштабировании бизнеса, увеличении числа объектов строительные компании привлекают к работе большее количество снабженцев, здесь возникает особенно острая потребность в учете. Для того, чтобы избежать ситуаций с повторными закупками и утерями счетов, необходима слаженная централизованная коммуникация и контроль. Для этих целей большинство компаний используют таблицы excel или гугл диск, а попытки структурировать данные загружают рабочее время снабженцев либо вынуждают расширять штат.
Проблему может решить автоматизация бизнес-процессов, – считают специалисты mySnab. – Помимо общего удобства автоматического распознавания счетов и их распределения по объектам, важным инструментом могут стать контекстные чаты и организация работы всего жизненного цикла счета в едином пространстве. Все это позволяет оптимизировать работу и сократить время обработки счета до 1-2 дней.
Сбор потребностей клиентов помог сервису сориентироваться в необходимых нововведениях. Так были реализованы запросы по формированию полноценного реестра доставок, подгрузка счетов с мобильного телефона и интеграция с системой 1С для упрощения работы бухгалтерии. Все это послужило главной цели – перевести работу строительных компаний в единую систему без необходимости использования непрофильных инструментов и мессенджеров.
