Больше половины российских компаний полностью или частично перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Чаще всего на кадровый электронный документооборот (КЭДО) переходит крупный бизнес, выяснили аналитики сервиса Superjob.ru. Среди компаний со штатной численностью от 1 тыс. человек это сделали уже 66%, а в малом бизнесе — только 52%.
Бумажные документы сложнее контролировать. Это влияет на увеличение рисков с точки зрения штрафов со стороны трудовой инспекции и судов для работодателя, отмечает HR–директор банка для бизнеса "Бланк" Алина Самитова.
По её словам, современные процессы всё больше уходят в цифровизацию. Бумажный документооборот уже воспринимается как атавизм, поэтому сейчас слово "современная компания" во многом означает полное использование КЭДО.
Директор по работе с ключевыми клиентами "Битрикс24" Александр Воеводин добавляет, что переход на КЭДО означает сокращение издержек — затрат на подписание бумажных документов, расходных материалов и логистику. Также электронный документооборот ускоряет подпись документов. Например, при пересылке документов из Москвы в Красноярск может пройти до 2 недель, а подпись с помощью КЭДО занимает 10 минут.
Автоматизация сокращает работу для отдела кадров — с ростом штата не надо увеличивать HR–отдел. КЭДО позволяет дополнительно не нанимать сотрудников, которые занимаются документооборотом.
“
"Современное поколение привыкло меньше работает с бумажными документами. Компания, которая не автоматизировала документооборот и другие бизнес–процессы, менее привлекательна для кандидатов. КЭДО избавляет от необходимости тратить время на дорогу в офис. Были случаи, когда сотрудники полдня едут в офис, чтобы подписать заявление на отпуск, даже если он длится один день. Когда сотрудники тратят время не на выполнение своих должностных обязанностей, падает производительность труда", — объясняет Александр Воеводин.
Любой документ, подписанный при помощи КЭДО, имеет подпись сотрудника и работодателя, — всё это фиксируется. Затем формируется электронный архивный документ, в котором хранятся подписи, сам документ и протокол подписания: во сколько, кто и за кем подписывал.
Это важно, если дело доходит до юридических споров.
Чем больше компания, тем больше у неё затраты на документооборот и, соответственно, больше экономия от внедрения КЭДО, считают собеседники "ДП".
"Как и любая IT–интеграция, КЭДО требует стартовых инвестиций для покупки программ и переобучения сотрудников. Эффект заметен лучше на больших цифрах, которые есть у крупного бизнеса. Однако, на мой взгляд, КЭДО активно внедряется не только в крупном, но и в среднем и малом бизнесах благодаря появлению облачных решений, доступных практически любым компаниям, где трудится от двух человек в отделе кадров", — объясняет основатель HR–агентства it_smiles Юрий Гизатуллин.
