Организация деловых поездок занимает значительное время и ресурсы любых компаний. Крупные организации доверяют этот процесс специальным агентствам. Большинство же, однако, не пользуется такими услугами — по данным исследования РБК, более 60% организаций бронируют командировки через b2c-сайты, ориентированные на работу с физическими лицами. Немногие знают, что заказывать тревел-услуги в сервисах для бизнеса часто намного выгоднее, чем на обычных агрегаторах, отмечают эксперты.
Специализированные сервисы
В отличие от агрегаторов для индивидуальных путешественников, сервисы для планирования бизнес-поездок предлагают более выгодные условия для бронирования размещения.
"Как правило, отельеры заинтересованы в корпоративных туристах. Благодаря бизнес-путешественникам они могут лучше прогнозировать свою загрузку, поскольку командированные могут обеспечить заполняемость гостиницы в межсезонье. Некоторые из отелей и вовсе ориентируются исключительно на бизнес-сегмент, поэтому не отдают доступность сервисам для обычных туристов. Чтобы привлекать деловых гостей, отели готовы предлагать им более выгодные цены на размещение, чем обычным туристам. Найти такие предложения можно на сервисах для планирования бизнес-путешествий", — отмечает руководитель сервиса для организации деловых поездок "Островок Командировки" Любовь Васильева.
Кроме того, специализированные платформы предлагают широкий инвентарь объектов размещения — от отелей различных категорий до апартаментов. Благодаря этому бизнес может выбирать варианты, наиболее подходящие по расположению, комфорту и стоимости. При этом, как отмечают эксперты, для оптимизации бюджетов на командировки бизнес всё чаще отходит от классических вариантов размещения и отдаёт выбор в пользу альтернативных — например, апартаментов. По данным сервиса "Островок Командировки", на апартаменты и квартиры в прошедшем квартале приходилось каждое шестое бронирование по России.
Ещё одним фактором в пользу специализированных сервисов является то, что через них можно забронировать сразу все услуги, необходимые для командировки. Помимо опции размещения, можно купить билеты на транспорт, заказать трансфер или арендовать авто. Работа "в одном окне" экономит время на планирование поездок, а также позволяет хранить все закрывающие документы и чеки в одном месте.
Заблаговременное планирование
Чаще всего календарь бизнес-поездок известен заранее, поэтому у компаний есть возможность заняться планированием путешествий заблаговременно. Если авиа- и железнодорожные билеты появляются в продаже за несколько месяцев до поездки, то забронировать размещение в отеле можно даже за год. О доступности такой опции "ДП" сообщили в "Островок Командировки". При заблаговременном планировании будет доступно больше вариантов размещения, а также можно получить скидки за раннее бронирование, поделились лайфхаками эксперты компании.
По их данным, чтобы сэкономить на внутренних авиаперелетах, рекомендуется бронировать билеты за 45–60 дней до вылета. В таком случае экономия может составить до 20-30%, если сравнивать с приобретением билетов накануне командировки. Для международных перелётов лучше бронировать рейсы за 60-90 дней.
Если деловая поездка планируется на поезде, то для максимальной экономии стоит покупать билеты в дни запуска продаж: за 45 дней — для экспресс-поездов и за 90 дней — для поездов дальнего следования. Также важно оценить востребованность направления: например, на рейсы Москва — Петербург места быстро заканчиваются.
Контроль расходов
При планировании любого бизнес-путешествия компании отталкиваются от своей тревел-политики — это внутренний документ, который регламентирует все условия по деловым поездкам. Например, в "Положении о командировках" ограничивают бюджеты на покупку билетов и бронирование отелей для разных категорий сотрудников.
Удобно, когда условия из документа отражены в онлайн-платформе — не нужно каждый раз запрашивать или искать в бумагах, файлах, электронных письмах данные по бюджетным лимитам для каждой категории работников. Понимая это, в "Островок Командировки" добавили опцию, с помощью которой руководители или тревел-координаторы могут установить ограничения разным отделам или сотрудникам. При бронировании билетов и отелей система не даст пользователю превысить тревел-бюджет.
Однако, если деловое путешествие срочное и нет подходящих предложений, которые вписываются в лимиты тревел-политики, в сервисе можно настроить функцию согласования. Она позволяет сотруднику выйти за рамки тревел-политики по согласованию с менеджером. Когда руководитель одобрит бюджет на поездку, сотрудник сможет забронировать билеты и отели свыше ограничений, установленных в его тревел-политике.
"Самый популярный лимит на размещения у наших клиентов — не более 5 тыс. рублей в сутки при бизнес-поездках по России и $120 при заграничных командировках", — отмечает Любовь Васильева.
Чтобы знать, сколько компания выделяет на деловые поездки, и точнее прогнозировать бюджет, нужно регулярно проверять отчётность. По таким документам можно проанализировать, какую сумму каждый отдел или сотрудник тратит на бизнес-путешествия. Платформы для планирования бизнес-поездок позволяют за несколько кликов сформировать подробную выгрузку по каждому заказу или общую аналитику с суммами по всем статьям расходов, уточнили специалисты "Островок Командировки".
По мнению экспертов, в целом компаниям довольно просто экономить на командировках, если они используют специализированные сервисы. С помощью таких платформ они могут получать скидки и выгодные предложения на тревел-услуги, распределять бюджет на бизнес-поездки и держать расходы под контролем.
