Новый Год не повод для прогулов  

Михаил Яхимович, сооснователь компании «Стахановец»:

Несмотря на обилие январских выходных, бизнес не перестает работать. Магазины и торговые центры не закрываются, банки продолжают обслуживать клиентов, производства – выполнять заказы, а консалтинговые агентства – консультировать клиентов. Для некоторых сфер деятельности новогодние выходные наоборот становятся пиком сезона, в течение которого компания получает львиную долю годовой прибыли.

Как же грамотно выстроить работу в декабре, чтобы успеть все сделать перед январскими праздниками, нормально уйти на отдых и не откладывать все на последний день?

Есть общая рекомендация, которая действует практически всегда. Эффективно организовать работу команды, и рассчитывать, что она будет выполнена, можно, зная, кто из сотрудников лучше справляется с конкретным типом задач, и как у них обстоят дела со временем.

Что касается времени, то в канун Нового года сотрудники будут говорить, что его не хватает. Однако, скорее всего, его не хватает не потому, что команда продавцов трудится ради ударного завершения высокого сезона продаж, а потому, что сотрудники серьезно погружены в предновогодние хлопоты, которые в работе не имеют отношения. У заказчиков, которые используют системы контроля, бывали случаи, что продавцы до четверти оплаченного работодателем времени посвящали поискам подарков для близких людей, онлайн-закупкам алкоголя на грандиозный банкет в честь Нового года, бронированию коттеджа на большую компанию, планированию автомобильных маршрутов в Европу и другим приятным хлопотам. Понятно, что совсем исключить нерабочие активности вряд ли получится; задача руководителя – сделать так, чтобы они не помешали выполнению плана продаж. Для этого, в первую очередь, нужно иметь инструмент для точного определения того, как в реальности распределено рабочее время сотрудников. Хорошо зарекомендовавшая себя практика – ранжировать сотрудников по их реальным результатам, и параллельно упорядочить по времени, которое они тратят на дела, не связанные с работой. Следующим шагом берем 20% худших из обеих категорий, и смотрим на пересечения списков – как правило, таких пересечений довольно много и именно с сотрудниками, вошедшими в 20% худших по обоим критериям далее стоит провести разъяснительную работу – результат гарантирован.  

Второй аспект решения проблемы – поручать конкретному сотруднику именно ту работу, с которой он справится лучше и быстрее. Один из наших клиентов с помощью системы мониторинга рабочих активностей разобрался, кто именно из его команды силен в конкретных задачах. Он брал один тип задач, которые быстро и с высоким качеством решались конкретным сотрудником, анализировал инструментарий для их решения, и даже вывел среднее время решения конкретным сотрудником конкретной задачи. Сейчас этот способ помогает ему практически безошибочно прогнозировать производительность труда его команды по большинству повторяющихся задач. Мы уверены, что у него точно не будет проблем с тем, чтобы без авралов выполнить уйти со всей командой на каникулы.

Все хорошее, как и новогодние праздники, имеет свойство достаточно быстро заканчиваться. Что же делать в январе и как помочь вашим сотрудникам быстрее адаптироваться к привычному рабочему ритму?

Учитывайте, что сотрудники еще не пришли в форму после праздников, и в первые дни ждать пика активности не стоит. Уделите больше внимания постановке задач и способам их выполнения.

Определяя цели, максимально детализируйте каждый этап ее достижения. Оценивайте способы выполнения задач работниками. Возможно, руководителю или ведущему специалисту придется принять роль наставника на несколько дней и помочь работникам оптимально подбирать способы и инструменты эффективного решения задач.

1) Дайте несколько дней на «раскачку». Пусть у сотрудника будет время начать новый трудовой год с обустройства своего рабочего пространства: выбросить всё ненужное (если в предпраздничной суете до этого не дошли руки), повесить новый календарь, обновить обои на рабочем столе компьютера.  Приступая к работе, стоит начать с самых простых вещей – просмотра почты, сортировки документов. Так вы понемногу сотрудник «разгонится» и подготовит себя к более серьёзным свершениям.

2) Мотивируйте сотрудников приходить раньше на работу, организуйте общие встречи пораньше.  Во-первых, сотрудники будут приходить вовремя, чтобы не заставлять ждать весь коллектив. Во-вторых, планерка может стать своеобразной гимнастикой для ума. Растерянный или прокрастинирующий после праздников сотрудник не всегда может быстро расставить приоритеты по местам и в ряде случаев просто не знает, за что хвататься в первую очередь. План, составленный на день, упорядочит мысли и поможет эффективнее распределить время на выполнение задач.  

3) Денежная мотивация. Как правило она уже входит в компенсацию менеджеров по продажам, поэтому предложить им дополнительный и весомый финансовый бонус иногда бывает достаточно дорого. Хорошо работает «джекпот» – достаточно ценный и весомый приз, который по итогам отчетного периода получит самый успешный специалист конкретного отдела или департамента. Например, «джекпотом» может быть поездка всей семьей победителя на отдых.

4) Коллективный выезд для занятия зимними видами спорта. Такая поездка может стать и вашим Новогодним корпоративом, который, кстати, в январе будет возможность организовать немного дешевле.

Безусловно не будет каких-то классических и универсальных рекомендаций, поскольку каждая компания и ее сотрудники требуют индивидуального подхода. Универсальной формулы просто нет для всех ситуаций. Мы лишь предлагаем универсальное правило – делать то, что уже работает у вас. Но для этого нужно по меньшей мере нужно уметь собирать и анализировать информацию о событиях внутри компании. Ставить правильные вопросы. Тем не менее, мы надеемся, что наши рекомендации позволят вашей компании и сотрудникам успешно завершить бизнес-сезон и с удовольствием вернуться к работе после праздников.  

Авторские колонки и комментарии читайте в разделе " Блоги "ДП ".