Частые командировки руководителя могут негативно повлиять на работу подчиненных и компанию в целом. Чтобы избежать такого эффекта, важно заранее позаботиться о тех, кто остается в офисе. "ДП" продолжает серию материалов с вредными советами, которые помогут разобраться в основополагающих вопросах управления персоналом.
Чтобы командировка руководителя сказалась на работе его подчиненных, руководителю нужно хорошенько постараться задолго до отъезда, уверена Екатерина Александрова, старший hr–консультант ManpowerGroup Russia&CIS. "Во–первых, все дела нужно делать самому. Принимать решения по всем вопросам тоже следует исключительно самостоятельно. Это позволит убивать в сотрудниках инициативу, ответственность, а заодно мотивацию и уверенность в своих компетенциях. Важно не посвящать сотрудников в новости и задачи компании, замыкать всю коммуникацию отдела на себе", — говорит она. Это поможет сотрудникам как следует растеряться в отсутствие босса.
Будьте резким и внезапным
Подготовка к командировке включает несколько важных этапов. "Ни в коем случае не посвящайте в свои планы команду. Никто не должен знать, куда и на какой срок вы отправляетесь. Срывайтесь в командировки за несколько часов, а еще лучше — под покровом ночи", — дает совет Анна Головаченко, руководитель практики рекрутинговой компании Hays в Петербурге.
Если время отъезда все же не удалось скрыть, ни в коем случае нельзя назначать подчиненным встречи, подчеркивает Ирина Петрова, директор по персоналу "Coca–Cola HBC Россия". "Не уточняйте, кто будет вашим бэкап–менеджером по решению и согласованию ключевых вопросов, — подчеркивает Ирина Петрова. — И уж точно не стоит организовывать групповой митинг со всеми прямыми подчиненными с просьбой поделиться с командой планами работы и ключевыми задачами и проектами на период вашего отсутствия". В противном случае они расскажут, какую помощь ждут от коллег и в работе над какими проектами, возможно, понадобится их подстраховать.
Можно, конечно, пойти другим путем. "В таком случае ваше главное правило — назначать не меньше двух бэкапов на одну и ту же задачу. А лучше трех, чтобы наверняка. Ну и что, что они долго будут выяснять, кто главнее и чье мнение наиболее приоритетное. В споре рождается истина! Если в итоге коллектив переругается, для вас это тревожный знак на тему того, что коллеги не умеют работать в команде", — отмечает Виктор Рудой, руководитель департамента по развитию бизнеса в международной компании HERE Technologies. Тех, кто пытался разрешать возникающие проблемы, но допустил пусть даже незначительные ошибки, нужно увольнять.
"Не стоит делать ничего для того, чтобы ваши подчиненные еще раз поняли, что они — одна команда и даже во время вашего отсутствия должны работать как единый механизм, поддерживающий успех компании в целом", — поддерживает коллегу Ирина Петрова.
Пусть каждый член коллектива не до конца будет уверен, за что конкретно он отвечает, и каждый раз сомневается, входит ли решение той или иной проблемы в зону его компетенций. "Накидывайте задачи коллегам прямо из самолета. Используйте как можно меньше конкретики, описывайте задачи размыто и противоречиво", — говорит Анна Головаченко. Если перебрасывать сотрудников с задачи на задачу, нечетко определять цели и пути их достижения, то в тот момент, когда вы уедете в командировку, работать вашему коллективу станет намного интереснее. "Пусть понервничают, посуетятся, завалят пару дел. Оставьте коллегам пространство для креатива и самостоятельности. Так они лучше проявят себя, будьте спокойны", — считает эксперт.
Смените sim–карту
Идеальным вариантом будет тот, при котором секретарь отправится в деловую поездку вместе с шефом, а ключевые члены коллектива возьмут отпуска или отправятся в отгулы, подчеркивает Аветис Вартанов, руководитель департамента обучения QBF.
"Уехав, забудьте об отбивке в почте и пересылке адресованных вам писем оставшимся в офисе коллегам. Зачем терять время зря на формальности? Все, кому нужно, и так знают, что вы уехали. А кому не нужно, пусть не беспокоят", — говорит Тарик Альхаурани, директор по развитию бизнеса KYOCERA Document Solutions Russia.
"Полное выпадение из коммуникации во время отъезда создаст дополнительные трудности для сотрудников и эффективности отдела. Бывают срочные важные задачи, которые без совета или решения руководителя окажутся под угрозой срыва. Хотите увидеть такую картину в своем отделе — перестань проверять почту и чаты, не выделяйте 5 минут своего времени на звонок, чтобы промониторить текущую ситуацию", — советует Екатерина Александрова. Особенно отчаянные эксперты советуют сменить симку.
Если без звонков никак не обойтись, важно правильно выбрать часы для разговора. "Лучше всего выбирать ночное время для созвонов. Логика проста: если уж руководитель на них решился, ночью никто не занят, значит, могут легко и быстро включиться в диалог", — рассуждает Инна Анисимова, руководитель агентства PR Partner.
Работе коллектива больше всего мешает несобранность, неорганизованность и неопределенность. В силах руководителя все это привнести в коллектив и поддерживать на должном уровне. "Как показывает практика, наиболее эффективно реагировать на запросы подчиненных с задержкой не менее 8–10 часов. Специально для этого для командировки лучше выбирать города и страны, находящиеся на максимальном удалении от офиса", — говорит Анна Головаченко.
Игнорируйте обратную связь от коллег и подчиненных. Все эти жалобы, пожелания и вообще диалоги — совершенно лишние. "Здесь только один начальник — вы. Будьте недоступны и загадочны", — советует эксперт.
Добавьте интриги
На время отъезда не забудьте назначить переговоры со значимым партнером. "Если заранее не сообщить о запланированной встрече коллегам, появление в офисе важного лица станет для них приятным сюрпризом, который разнообразит скучные будни", — говорит Аветис Вартанов.
Не забывайте делать селфи из бизнес–залов аэропортов и самолетов. "Чтобы все сотрудники ждали командировки с нетерпением, отмечайте в соцсетях коллег и пишите мотивационные речи в духе "Солнце еще высоко!" — советует Инна Анисимова. Держите в тайне момент вашего возвращения: хорошая интрига еще никому не помешала.
Научите сотрудников справляться с вашими частыми командировками — добавьте к ним еще два отпуска, а потом сразу майские начнутся. Характер закаляется в бою, а сотрудники — в командировках руководителя", — учат эксперты.
Настоящий руководитель рвется во все командировки без разбора. "Кто, если не он, будет решать дела высокой важности? Лучше разом разобраться со всеми поездками, чем разбивать их на год, — уверен Тарик Альхаурани. — Поставьте семь встреч подряд на один месяц. Чем чаще будете менять часовые пояса, меньше спать и общаться с сотрудниками, тем быстрее пролетит время, а вы больше успеете".
Важно обратить внимание на длительность командировок — пусть они будут долгие и продолжительные. Иначе есть риск, что отсутствие руководителя останется незамеченным.
"В командировки нужно уходить с головой — на месяц–полтора и без перерывов. Хороший руководитель должен помнить: начальник в офисе — это полнейшая фрустрация и демотивация для команды! Беседы с подчиненными очно вредны. Непрекращающиеся поездки — прекрасный повод их избежать", — говорит Виктор Рудой.
Помните, что длительное отсутствие — это отличная возможность проверить не только сотрудников на эффективность, но и клиентов на лояльность. "Те, кто сможет дождаться, — и есть ваши настоящие преданные партнеры, — говорит Анна Головаченко. — Зачем вам другие, которые не войдут в ваше положение — при первой же задержке, проблеме или непонятной ситуации, не захотят вас дожидаться неопределенный срок и уйдут к вашим конкурентам".
