Компании вправе отказаться от оформления и хранения подавляющего большинства документов в бумажном виде. Юридическую силу могут иметь даже обычные электронные письма. Но для полной цифровизации руководителю придется преодолеть скепсис не только своих сотрудников, но и партнеров.
В ряде случаев желающим освободиться от «бумажного обременения» потребуется получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и подключиться к оператору электронного документооборота (ЭДО). Но, по мнению участников организованного «Деловым Петербургом» делового завтрака, такие затраты очень быстро окупаются.
Глобальная цифровизация
Первый ГОСТ, позволяющий придавать юридическую силу документам на машинном носителе и машинограммам, был принят еще в 1984 году.
В настоящее время использование электронной подписи регулируется специальным федеральным законом. Он предусматривает, что удостоверенный квалифицированной электронной подписью электронный документ признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью, который может применяться в любых правоотношениях. «Главное достоинство УКЭП – неотрекаемость. Это тот самый случай, когда от подписи нельзя отказаться», – пояснила президент Нотариальной палаты Петербурга Мария Терехова.
Вместе с тем, согласно разъяснениям налогового ведомства, почти все первичные бухгалтерские документы разрешается подтверждать простой электронной подписью. По словам президента компании «Доксвижн» (группа Digital Design) Владимира Андреева, по соглашению сторон таковой может признаваться даже обычная электронная почта. Распечатывать и заверять полученные по e-mail письма не требуется. В такой же форме можно подписывать договоры, обмениваться служебной корреспонденцией и т. д.
Для отправки счетов-фактур и унифицированных передаточных документов потребуется УКЭП. Но сертификат усиленной подписи действует всего год. Решить эту проблему можно путем приобретения усовершенствованной УКЭП либо подключением к оператору ЭДО. Использование этого сервиса позволяет реализовать механизм облачной подписи и фиксировать момент передачи документа, а в случае возникновения конфликта – заручиться поддержкой оператора в суде. Владимир Андреев рекомендует использовать оператора для обмена первичными бухгалтерскими и иными документами. За отправку одного сообщения взимается около 7 рублей.
Правда, некоторые документы в любом случае нужно оформлять и хранить на бумаге. К ним относятся формы строгой отчетности и изготовленные на специальных бланках (векселя, удостоверения и пр.), отдельные материалы кадрового делопроизводства (трудовые договоры, предупреждения о расторжении, объяснительные записки и т. д.), а также подлежащие передаче в архивы документы длительного хранения. В ряде отраслей введены дополнительные требования. «Во всех других случаях переход на безбумажный документооборот возможен!» – констатирует Владимир Андреев.
Также эксперты сомневаются в целесообразности перевода исключительно в электронный вид накладных и иных товаросопроводительных документов. В частности, их, как и путевые листы, водитель должен быть готов предъявить инспектору ГИБДД и иным надзорным органам.
Цель оправдывает риски
В то же время цифровизация документооборота влечет и определенные риски, в том числе связанные с информационной безопасностью. Электронный ключ можно подделать и от имени законного собственника совершить банковские операции, продать недвижимость или совершить иные махинации. Правда, по словам инженера-аналитика удостоверяющего центра «Газинформсервис» Александра Малахова, для этого нужно около $400 тыс., то есть подавляющее большинство пользователей, не имеющих таких активов, находятся вне зоны риска. Более того, с 13 августа Росреестр регистрирует сделки с частной недвижимостью по представленным в электронном виде документам, только если собственник дал на их прием предварительное нотариально удостоверенное согласие.
На фото: Деловой завтрак "Электронный документооборот".
Но чаще происходит так называемая компрометация электронной подписи. «Классическая схема – когда заявитель с поддельной бумажной доверенностью на получение ключа обращается в удостоверяющий центр, сотрудники которого не проявляют должной осмотрительности, – поясняет Александр Малахов. – Причем сам гражданин, на имя которого мошеннику выдана электронная подпись, об этом никак не уведомляется».
С другой стороны, добросовестные участники электронного документооборота в такой ситуации оказываются в более выгодном положении: в случае компрометации ранее выданная УКЭП перестает работать. То есть появляется шанс своевременно выявить мошенничество и начать бить тревогу. Тогда как не имеющие действующей электронной подписи компания или гражданин о факте совершенных от их имени сделок узнают, скорее всего, слишком поздно.
В перспективе планируется переложить ответственность за компрометацию на сами удостоверяющие центры. Уже подготовленный законопроект предусматривает повышение их уставного капитала и ужесточение иных требований. Правда, подобная реформа, скорее всего, обернется сокращением числа таких компаний.
Для удостоверения равнозначности бумажного документа электронному и наоборот можно обратиться к нотариусу. Мария Терехова называет такие действия «материализацией» и «дематериализацией». «Нотариус сканирует документ, подписывает УКЭП и выдает заявителю на флешке или по закрытому каналу связи отправляет его другому нотариусу. Например, для совершения сделки с недвижимостью в удаленном регионе. Или, наоборот, полученная в электронном виде после регистрации выписка из ЕГРН, подписанная УКЭП уполномоченного лица Росреестра, проверяется нотариусом на соответствие подписи всем требованиям закона, распечатывается и с удостоверительной надписью выдается новому собственнику. Данное нотариальное действие позволяет экономить людям и время, и деньги, и нервы. Ведь ранее в случае, если людям было необходимо оперативно направить какой-либо документ в другой регион нашей страны, требовалось прибегать к услугам какой-либо курьерской службы, что влекло для людей значительные временные и финансовые затраты. Теперь это можно сделать быстро и с наименьшими затратами», – поясняет глава Нотариального сообщества Петербурга. Обойдется такая услуга в 135 рублей за каждую страницу оцифрованного или распечатанного документа.
По словам Марии Тереховой, в ближайшее время многие нотариальные действия будут совершаться удаленно и дистанционно. В частности, пройдя авторизацию на портале Госуслуг, можно будет не выходя из дома или офиса удаленно получить электронный протокол осмотра сайта. А «материализовав» его у любого нотариуса, обратиться в суд.
На фото: Деловой завтрак "Электронный документооборот".
Экономика должна быть экономной
Многие юридические и организационные вопросы электронного документооборота до сих пор не решены. В частности, УКЭП не универсальны: для совершения многих операций компании или даже отдельным ее сотрудникам придется приобретать несколько ключей: один – для сдачи электронной отчетности, другой – для работы с Росреестром, третий – для Росалкогольрегулирования, электронных площадок и иных нужд.
Не существует и общей системы обмена безбумажными документами. Ведь, скажем, продавец и покупатель товара могут быть подключены к разным операторам ЭДО. В этом случае для получения выписанной партером счет-фактуры последнему придется заключить договор с используемым партнером оператором. Чаще всего за подключение и прием сообщений плата не взимается, но стать клиентом около полутора сотен работающих в России операторов затруднительно даже для крупной компании. По словам Александра Малахова, частично такая проблема решается через роуминг, за использование которого платит отправитель.
Создание единого оператора еще в 2012 году делегировали ФГУП «Почта России». Предполагалось, что все зарегистрированные пользователи портала Госуслуг смогут отправлять и получать электронные заказные письма. Однако в течение 6 лет проект «Госпочта» находился в процессе тестирования и позволял только получать корреспонденцию от ряда государственных органов отдельных регионов. Сервис по отправке электронных писем частными лицами заработал меньше месяца назад. Вот только за виртуальную депешу нужно заплатить монополисту минимум 60 рублей, что превышает стоимость бумажных заказных писем и многократно дороже услуг негосударственных операторов ЭДО.
