Ретейл активно переходит на электронный документооборот. Вслед за крупными сетями в процесс включается и малый бизнес.
Рынок электронного документооборота (ЭДО) растёт. По данным IT–компании "Контур", в сегменте FMCG за последние годы этот инструмент, как и электронный обмен данными (EDI), стали использовать чаще. Ежегодный прирост сообщений, передаваемых таким способом, составляет порядка 20%.
Накопленный опыт
Ретейлеры, к которым обратился "ДП", подтверждают, что давно знакомы с электронным документооборотом. Например, "Лента" использует ЭДО более 10 лет. Главными преимуществами в компании считают мобильность и скорость принятия решений, структурированное хранение контента.
"Отечественные решения приближаются по уровню сервиса к разработкам западных вендоров, которые покинули рынок. В целом ПО из России выполняет основные функции. Сложности зависят от процессов управления изменениями, которые выстроены в компании", — говорят там.
В "О’Кее" подключили к ЭДО почти всех поставщиков коммерческих товаров и услуг. По словам представителей пресс–службы компании, в федеральном ретейле основная проблема с ЭДО несколько лет назад заключалась в большом количестве поставщиков товаров в разных регионах страны. Не все из них были готовы покупать оборудование и софт для установки и подключения. Сегодня же большинство обзавелось такой возможностью.
"Магнит" с 2016 года последовательно внедряет механизмы ЭДО в работу различных подразделений компании. В июне 2023 года розничная сеть реализовала проект по переходу на ЭДО в кадровых сервисах. На сегодняшний день с помощью сервиса для кадрового документооборота в "Магните" оцифровано 55 бизнес–процессов и подписано более 370 тыс. документов. В 2022 году 99% офисных сотрудников розничной сети перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Кстати, это, по мнению экспертов, одна из быстроразвивающихся ниш.
Кадры решают
Тренд на отказ от бумаги захватил кадровые отделы: быстро растёт спрос на сервисы КЭДО. По оценкам HRlink, их востребованность увеличится в 8 раз по итогам года. По словам руководителей компании, в первую очередь стараются перейти на электронный формат работы отрасли, которые регулярно сталкиваются с большим потоком документации, — ретейл, в том числе FMCG–сегмент, банки и финансовые организации.
"По нашим прогнозам, к 2025 году большинство российских компаний должно перейти на кадровый ЭДО. А своего потолка рынок достигнет в 2027 году на отметке около 55 млн пользователей. Ещё до этого момента отказ от бумаги может стать обязательным для отделов кадрового делопроизводства — с точки зрения законодательства для этого уже всё готово", — обращает внимание партнёр и директор HRlink Дмитрий Махлин.
Экономия усилий
Основным драйвером процесса эксперты видят нацеленность регулятора на перевод документооборота в электронный вид. Логично, что сегменты бизнеса, обязанные использовать ЭДО, осуществляют переход активнее. Как правило, это компании из розницы, работающие с маркированными товарами или продукцией, подлежащей прослеживаемости. Так, в розничной торговле должны использовать ЭДО продавцы сигарет, молочной продукции, обуви, шин и покрышек, парфюмерии, некоторых видов одежды. Сейчас на рынке более четырёх десятков операторов ЭДО, так что говорить о нехватке решений не приходится, подчёркивают аналитики.
"Рынок операторов ЭДО представлен большим количеством участников, поэтому компании и предприниматели не могут избежать роумингового взаимодействия (когда участники документооборота подключены к разным операторам). При возникновении ошибок в документообороте каждый контрагент обращается к своему оператору, и далее они уже на своём уровне совместно разбираются в проблемах, — рассказывает Андрей Ананьев, руководитель сервиса “Платформа ЭДО” компании “Платформа ОФД”. — Наличие формализации типовых ошибок в технологии роуминга позволит автоматизировать исправление ошибок либо давать пользователю однозначный путь по их исправлению без обращения к оператору".
Как отмечает директор по отраслевым решениям компании "Эвотор" Вячеслав Предыбайло, операторы ЭДО в первую очередь ориентированы на крупные компании: сетевую розницу, крупных производителей и поставщиков. Но и для малого и среднего бизнеса также есть решения, учитывающие специфику и потребности этого сегмента. Например, в "Эвоторе" можно принимать электронные накладные от поставщика сразу на кассу, чтобы не держать ноутбук в торговой точке (не у всех есть для этого место). При приёмке товара можно автоматически сверять данные из документов с фактической поставкой. И при наличии расхождений сразу отправить корректирующий документ.
Дмитрий Махлин отмечает, что сложности у бизнеса при внедрении и использовании ЭДО возникают в основном из–за инертного типа мышления пользователя или технических моментов, связанных с работой удостоверяющих центров. Они иногда подвергаются хакерским атакам и становятся недоступны вплоть до суток.
