Новый сезон корпоративов на подходе: 8 марта, "майские", летние выезды. Устроить коллективу праздник можно по-разному: нанять ивент-агентство, передать эту почётную миссию инициативной (или не очень) группе сотрудников, сделать вечеринку без затей или замахнуться на такое, что все ахнут. Как создаются праздники и почему они могут не получиться, рассказала режиссёр массовых мероприятий, опытный постановщик шоу-программ, конференций и церемоний Татьяна Трошнева.
Заказчик массовых мероприятий — кто он? Зачем клиенты обращаются с таким запросом и что нужно, чтобы событие удалось?
— По моему опыту, есть два типа клиентов. Первый — чётко понимает, зачем ему нужно событие, относится к нему с душой и знает, чего хочет. Но это встречается реже: гораздо чаще заказчик не представляет, чего он хочет, причём это касается и самой компании-клиента, и посредника в виде ивент-агентства.
Агентств сейчас очень много, причём особенно их число увеличилось за последние несколько лет. Что примечательно, пандемия их не уничтожила, наоборот, они разрастаются, потому что сам проект выглядит очень простым — со стороны кажется, что нет ничего сложного в том, чтобы организовать массовое мероприятие, будь то праздник, конференция или что-то ещё.
При этом по-настоящему хороших организаторов — именно продюсеров — можно буквально пересчитать по пальцам. Такой человек — одновременно и режиссёр, и декоратор, и художник. Он вбирает в себя всё, из чего состоит мероприятие, нет ни одной детали, которая прошла бы мимо него.
Если говорить о клиенте, который знает, чего хочет, какие вам особенно запомнились? Как это выглядит — представление заказчика о собственном замысле, и как это помогает ему?
— Объясню на примере: большая компания устраивала ежегодную конференцию, и я работала с главой этого проекта, который отвечал непосредственно перед руководством компании. Придя на встречу со мной, он сказал: "Эта конференция будет проходить для трёх тысяч человек. Я хочу, чтобы это была спортивная история. Чтобы после конференции был тимбилдинг, и чтобы сама конференция была в стилистике спорта, и прошла на стадионе".
Когда он так говорил, становилось понятно, что и где нужно делать: да, будет конференция, с деловой программой, и при этом совмещённая со спортом. Такой выверенный подход экономит ресурсы и мне, и клиенту. Мне не приходится предлагать, например, музыкальный фестиваль и ещё 15 идей, которые просто улетят в никуда.
Когда у клиента есть чёткое видение того, что он хочет, процесс идёт быстрее и легче для обеих сторон, и я оперативнее предлагаю решение по заданным обстоятельствам.
Помимо времени, это упрощает решение финансовых вопросов. К примеру, сразу понятно — не надо на мероприятие пригонять Ferrari, чтобы она там просто красиво стояла, достаточно повесить баннер с изображением этой машины. Не надо фантазировать на большее, чем заложено в бюджете, и можно сразу находить подходящее по замыслу и деньгам решение.
И, конечно, сама атмосфера взаимодействия в таких условиях становится гораздо комфортнее для всех сторон. Любые нюансы решаются очень быстро, к примеру, когда приходится (всякое бывает) перекраивать сценарий, менять фонограммы. С такими клиентами сохраняются доверительные отношения на долгие времена.
Вы говорили, что это бывает не часто. А как бывает часто?
— Вот так: "Надо что-то сделать, предложите чего-нибудь". И целая команда креатива принимается "тыкать пальцем в небо", угадывая мысли клиента.
Распространённая история: в отдел кадров (кто же у нас всё знает? Конечно, отдел кадров!) прилетает запрос от руководства: организовать корпоратив. Сотрудница отдела начинает искать агентство, которое сделало бы нечто особенное и удивительное. Происходит своего рода кастинг агентств, все они приносят концепции, одна краше другой.
Отдел персонала находит самое симпатичное — "Ой, как здорово!" — и докладывает руководству, а оно отвечает: "Вы с ума сошли, что ли? У нас есть уже давно подрядчик, с которым мы работаем. Всё мы будем работать с ним. А эту вашу концепцию себе оставьте". Потеряли время все: и агентства, которые участвовали в этом тендере, и сотрудники компании.
Что нужно сделать именно заказчику, чтобы праздник удался?
— Нужно прежде всего самому хотеть этого праздника и понимать, зачем он нужен. Порой нужно просто "выгулять" сотрудников: не надо никаких идей, пусть музыка поиграет, будет вкусная еда, место какое-нибудь интересное, и окей. По-простому.
А есть более затейливые руководители, которые говорят: "Не хотим банальную вечеринку, нам ещё идею протолкнуть надо. Чтобы все ушли с чётким пониманием, что они работают в крутой конторе, и чтобы у них гордость взыграла! Так что вы, господа из агентства, придумайте, как миссию нашей компании театрализовать, чтобы все ахнули".
Бывает такое, что компания собрала рабочую группу из собственных сотрудников, одного назначила тамадой, сделала праздник сама — и он удался?
— Я была на единственном празднике, когда это получилось. Компания была человек на 200, которые все друг друга знали, понимали, кто на что способен, кто и что может сделать. Праздник оказался отличным, но такое бывает редко.
Чаще устроенный собственными силами праздник не удаётся — по той причине, что его организаторы просто боятся брать ответственность на себя. Да и другие дела у них есть: текущие задачи и главные рабочие обязанности.
Если подойти к празднику с душой, этот эффект — "чтобы все гордились своей компанией" — не будет наигранным. В программах есть инструменты, благодаря которым действительно можно донести те самые ценности организации. Не говорить "в лоб", а донести аккуратными мазками.
