Загадка: кто "в беде не бросит, лишнего не спросит"? Правильно: настоящий, верный личный ассистент. Детские песни, конечно, учат совсем не этому, но бизнес диктует свои правила. А именно — платить тем, кто готов подставить плечо. Вместо известного принципа "разделяй и властвуй" в бизнесе уже давно закрепилась другая формула — "оптимизируй и делегируй". Как раз из нее выросла специфичная должность — ассистент руководителя, или личный помощник.
А кому вообще нужны эти самые ассистенты? В первую очередь — владельцам своего дела, которым, как в рекламе, необходимо "заниматься бизнесом, а не бумажками". "Личный ассистент, на мой взгляд, нужен практический любому собственнику бизнеса, у которого развита коммуникация, а численность штата — больше 10 человек. Далеко не всегда это должен быть глава целой корпорации. Напилить функционал можно и из личных поручений", — уверена генеральный директор HR–компании "Сотер"Милана Джиджоева.
Например, именно так все и произошло у Альбины Назаровой, основательницы сети салонов депиляции и бренда косметики: "В какой–то момент я поняла, что личные вопросы занимают слишком много времени, которое я могла бы использовать более эффективно. Мелкие задачи — контроль календаря, покупка билетов, бронирование номера в отеле, запись на маникюр, наконец, — не требуют моего погружения. Их способен выполнять личный помощник. Благодаря ассистенту у меня остается больше времени на решение важных, глобальных вопросов".
Иногда личный помощник необходим с первого дня ведения бизнеса, а порой — еще до начала работы. Дела нет — ассистент есть: такой парадокс помогает бизнесу закрутиться быстрее. "Чтобы открыть свои онлайн–курсы, я сама пошла в бизнес–школу поучиться (хотела запустить свой проект, но не знала, как это сделать). В первый же месяц обучения нам сказали: найдите себе помощника. Это было практическое задание. Так еще до старта бизнеса у меня появилась "техническая" помощница. Сейчас у меня в команде пять человек, сразу двое из которых — ассистенты", — делится историей Валерия Семенова, автор практического онлайн–курса "Профессия: удаленный PR–менеджер".
В самом деле, работа личного помощника не слишком отличается от образа, представленного в поп–культуре. Что умница Пеппер Поттс из "Железного человека", что Андреа из "Дьявол носит Prada" — все сплошь ответственные, а впоследствии еще и всемогущие. Вообще говоря, канонично киношные истории порой случаются с личными помощниками и в жизни. "У меня была помощница, но я переехала в Москву, и мы перешли на дистанционный формат работы. Сейчас Алия возглавляет торговый дом, который занимается реализацией косметики по всей нашей сети", — рассказывает Альбина Назарова.
Карьерные жертвы
По сути ассистент — правая рука босса. Но чем такой специалист отличается, например, от секретаря? "Секретари, офис–менеджеры и администраторы — их функционал, как правило, сосредоточен на жизни всего офиса, всех сотрудников. Ассистент же — "служитель" только одного человека. Да, помощники продолжают готовить чай и кофе для своих боссов. Но порой это не мешает им выстраивать по линейке всех его замов. У нас был клиент, ассистент которого держала весь менеджмент в ежовых рукавицах. Если что–то было выполнено не по протоколу, она могла разнести любого — вплоть до увольнения", — вспоминает Милана Джиджоева.
Если же говорить четким языком резюме и вакансий, то, по словам представителей сайта "Авито", в обязанности ассистентов обычно входят умение вести деловую переписку, работа с информацией и документами, ведение календаря, выполнение поручений руководителей. Так что хорошенькое личико, вопреки предрассудкам, далеко не основной критерий при подборе личного помощника или помощницы. Хотя, конечно, представительный/привлекательный внешний вид — почти обязательное условие. Согласно исследованиям сервиса "Работа.ру", не меньше 71% работодателей обращают внимание именно на внешний вид потенциального сотрудника. Но сильны ассистенты должны быть другим.
"Хороший — как многостаночник. У него сильный менеджмент, самоорганизация, показатель заботы. При этом он интроверт, который умеет держать все в себе и, попивая кофе с сотрудниками, не сливает босса", — описывает идеального личного помощника Милана Джиджоева.
И тут в игру вступает крайность, которая останавливает некоторых "продуманных" специалистов за секунду до того, как согласиться на должность ассистента руководителя. Крайность эта — полное отсутствие вертикального карьерного роста. "Какой руководитель отпустит от себя отличного персонального помощника? Этот человек волей–неволей знаком с семьей, распорядком дня. Без него будто лишаешься рук. Если этот специалист хорош, шансов на вертикальную карьеру в классическом понимании у него остается немного", — объясняет Нэда Сонгин, генеральный директор международной консалтинговой компании в сфере организационного управления и управления персоналом Korn Ferry в России.
Так что удел личных помощников — скорее зарплатный рост и расширение полномочий. Так рождается отдельная каста работников — жертвующих карьерой в привычном ее понимании, зато максимально преданных своему делу. Вот почему строчка "интенсивный карьерный рост" в вакансиях для таких специалистов может означать лишь одно: для кандидатов — не надейтесь, для работодателей — не обманывайте.
Расплата за зарплату
Конечно, в каждом минусе есть свой плюс. Но не замечать существенных особенностей работы не получится. "С тобой советуются, тебе всегда рады. Представители компании, которым нужен твой шеф, начинают дарить дорогие подарки. Но все свое время ты тратишь на дела руководителя и постоянно на телефоне. Неверно решенная задача влечет вереницу последствий. Не проверил визу? Ребенок шефа не попал на начало курсов в Англии, сгорели деньги, планы и доверие к тебе", — делится опытом Анна Гусс, ассистент с десятилетним стажем, а ныне ведущая тематического канала на YouTube и автор книг с советами для будущих личных помощников.
Свои подводные камни (без преувеличения) встречаются на пути буквально каждого ассистента — и опытного, и еще только начинающего. "Помню, в мои обязанности входило все, что не хотел делать руководитель. И это было жестко. Я обзванивала партнеров, выбивала из должников деньги, собирала документы, пересаживала растения, организовывала мероприятия. Тогда моя стрессоустойчивость нереально возросла. Зато я поняла, что могу выполнить любое поручение очень быстро, справилась со страхами и комплексами", — рассказывает Анна Голубева, которая раньше была ассистентом руководителя в строительной сфере, а теперь открыла интерьерный магазин.
Действительно, работа в режиме 24/7 — это неутешительная, зато нескрываемая реальность личных помощников. "В этом вопросе все сильно зависит от культуры организации и установок руководителя. Например, западные люди очень уважают личные пространство и время. И все же, пожалуй, человек постоянно должен быть готов к работе. Увы, изредка необходимость в этом возникает", — констатируют даже представители международной Korn Ferry.
И все же есть то, на что точно могут рассчитывать обе стороны взаимодействия: ассистент — на стабильную работу и высокую зарплату, шеф — на преданного помощника.
Чем не хеппи–энд бизнес–сказки?
