Бизнес-карты часто используются как удобный способ безналичной оплаты мелких закупок. Постепенно они превращаются в инструмент для ускорения и автоматизации рабочих процессов.
Бизнес–карта является дебетовой картой, привязанной к расчётному счёту компании или ИП. С её помощью можно расплачиваться в интернете, в офлайн-магазине, снимать наличные. Использовать этот платёжный инструмент можно не только внутри страны, но и за рубежом — он бывает как рублёвым, так и валютным.
Индивидуальные предприниматели могут осуществлять траты с бизнес-карты и на личные цели, и на нужды бизнеса. Поскольку по закону все деньги ИП — их личные. Компании же могут оплачивать только расходы юрлица.
Бизнес–карты позволяют упростить массу рутинных задач. С их помощью можно вести расчёты с подрядчиками, оплачивать налоги, отчислять командировочные.
Такой инструмент позволяет существенно экономить время. За счёт того, что больше не нужно выдавать наличные сотрудникам — будь то командировочные или средства на различные нужды компании, — повышается скорость работы бухгалтерии. В "Тинькофф Бухгалтерии" посчитали: если ежемесячно в командировку уезжают пять работников, то выдача наличных отнимает у специалистов отдела до 5 часов в месяц. Бизнес-карта позволяет потратить высвободившееся время на решение более значимых задач.
Всё учтено
Бизнес-карты можно выдать сотрудникам компании, которые часто что-то покупают по работе, например курьерам или водителям.
Одной из повседневных задач в сфере грузоперевозок является предоставление водителю средств для оплаты бензина. Однако руководитель компании не может быть уверен, что деньги ушли по назначению. Способы контроля бывают разные, но не все удобны.
"Сначала давал наличку — куча бумажек, водители постоянно дёргают бухгалтера, потом нужно собрать со всех отчёты о тратах. Не подошло, — делится своей историей предприниматель Иван, компания которого осуществляет перевозку грузов для строительных магазинов в Краснодарском крае. — Потом пробовал обычные топливные карты — неудобно, они привязаны к конкретным точкам, а водителю иногда нужно заправиться прямо сейчас. Дальше придумал такой способ: завёл несколько банковских карт на своё имя и раздал их водителям. Туда переводил нужные суммы. Постоянно сыпались СМС о тратах по каждой карте — их много, а толку нет. Я же не вижу, что именно ребята купили, только сумму".
В итоге Иван обратился в "Тинькофф Бизнес", поскольку выяснил, что там возможно оформить бизнес-карту специально для водителей. "В чём для меня плюс: нет ограничений по заправкам, покупай бензин где хочешь. Сама карта привязана к счёту моего ИП, поэтому я вижу не только сумму, но и на что ушли деньги", — говорит предприниматель.
Другой вариант выбрал бизнесмен из Подмосковья, также работающий на рынке грузоперевозок. Андрей тоже обратился в "Тинькофф Бизнес", однако сразу предусмотрел лимиты: "Выдал карты водителям, ограничил, сколько и на что могут потратить деньги, и всё работает само. Если нужно срочно добавить денег кому-то из водителей, они мне пишут, и я увеличиваю лимит с телефона", — делится своим опытом предприниматель.
Защита от воровства
Конечно, верить сотрудникам нужно, но в разумных пределах, а ещё лучше — устранить поводы для соблазна. Если с наличными в руках работник "на сдачу" может себе купить кофе, шоколадку, а то и телевизор, то бизнес–карта не даёт ему "разгуляться". Так предприятие избавляет себя от серьёзных убытков.
Например, в "Тинькофф Бизнесе" контроль за расходами по бизнес-картам осуществляется с помощью приложения или личного кабинета. Если есть опасение, что сотрудник будет тратить деньги компании нецелевым образом, можно установить ограничение по двум параметрам: категории покупок (это может быть продукт или услуга), а также сумме платежей за определённый период. В первом случае можно выбрать одну или несколько категорий. Например, если берём сферу грузоперевозок, то это будет "Топливо" — тогда сотрудник сможет воспользоваться картой только на заправке, а в кафе или магазине с одеждой платёж не пройдёт.
При этом лимиты можно менять. Это полезно в ситуации, когда для работы сотруднику потребовались дополнительные деньги. Чтобы он реализовал задачу в срок, не надо обращаться в бухгалтерию и отправлять к нему водителя с наличными. Достаточно изменить лимит в личном кабинете.
Выгодная автоматизация
Если в компании ежедневно "на линию" выходят более 100 курьеров, выставление лимитов вручную становится затратным по времени.
В этом случае можно интегрировать систему службы доставки с банком по Open API. Тогда лимиты по бизнес-картам будут выставляться автоматически в момент поступления заказа. Потратить больше, чем установила система, курьер не сможет.
Конечно, помимо пластикового варианта сегодня существуют виртуальные корпоративные карты, которые легко использовать для платежей в интернете. Выпуск может осуществить только индивидуальный предприниматель или директор компании. Такой вариант карты позволяет обезопасить оплату услуг онлайн-сервисов, в том числе рекламных кампаний. Здесь действуют те же принципы лимитов и ограничений.
Если же говорить о снижении трат, то бизнес–карта полезна в целом ряде ситуаций: обмен валют в командировках, комиссия при снятии наличных и переводе на карту, обслуживание расчётного счёта. Дополнительные возможности в части экономии предлагает консьерж-сервис — но условия будут зависеть от конкретного банка.
Таким образом, бизнес получает современный инструмент, позволяющий настраивать процессы более эффективно и работать более оперативно. Главное — разобраться с нюансами.
Прозрачная отчётность, скорость решения непредвиденных ситуаций, сокращение ненужных операций, конкретика в расходовании средств — всё это делает бизнес-карты удобным инструментом для повседневного использования.
