Активность бизнес-путешественников набирает обороты. По данным Союза агентств делового туризма (САД), во втором квартале 2024 года объём рынка делового туризма вырос на 28% по сравнению с аналогичным периодом годом ранее, количество командировок по России показало рост на 18%. По прогнозам экспертов, общий объём рынка деловых поездок по итогам года достигнет рекордной отметки 1 трлн рублей.
Аналогичный тренд отмечают специалисты сервиса для организации деловых поездок "Островок Командировки". По их данным, число бронирований в российских средствах размещения, совершённых на первое полугодие 2024 года, выросло на 72% к 2023-му. При этом по внутрироссийским направлениям количество бронирований выросло на 78%, по зарубежным — на 49%. На отели и апартаменты Петербурга спрос за указанный период оказался на 73% выше, чем год назад.
Не менее высокими темпами растёт спрос бизнес-путешественников на авиаперелёты: за первые 6 месяцев года показатели выросли вдвое как по внутрироссийским, так и по зарубежным направлениям.
Системный подход к планированию
Зачастую рост компании подразумевает увеличение объёма бизнес-поездок, поскольку задач у бизнеса становится больше. Чтобы их организация не превратилась в хаос, нужен набор правил, упорядочивающий весь процесс. Для этого в компаниях создают "Положение о командировках", или тревел-политику. Как поясняют эксперты, в документе прописывают принципы, которым должна следовать компания при оформлении деловых поездок для сотрудников. Например, указываются бюджеты командировок для специалистов каждого отдела.
“
"Иногда в тревел-политиках прописывают и более точные условия и ограничения, например какой максимальный класс обслуживания разрешён при бронировании авиабилетов и какая звёздность отеля доступны сотрудникам разных категорий", — пояснила руководитель сервиса "Островок Командировки" Любовь Васильева.
Как отмечают в сервисе, возможность загружать тревел-политики для разных сотрудников и автоматизировать контроль расходов — востребованная функция у бизнес-туристов. Введя необходимые условия по деловой поездке — от лимитов бюджета до этапов согласования с руководителем, — пользователь увидит варианты, подходящие под установленные ограничения.
Режим одного окна
При подготовке к деловой поездке представителей одного или нескольких отделов компании приходится продумывать десятки организационных моментов: подбирать билеты с удобными стыковками, продумывать логистику, оформлять закрывающие документы.
Бронировать каждую услугу для командировки отдельно — долго и неудобно. А если нужны дополнительные условия, приходится писать или звонить в отель, чтобы, например, заказать трансфер из аэропорта. Механика онлайн-сервисов предусматривает бронирование всех услуг в одном окне, поэтому такая волокита невозможна по умолчанию. С их помощью можно организовать поездку полностью: заказать ж/д и авиабилеты, забронировать отель и трансфер, арендовать автомобиль и купить страховку.
"Современный потребитель не готов расплачиваться временем при оформлении необходимых ему услуг, поэтому набор доступных на платформе опций постоянно расширяется", — рассказали в пресс-службе "Островок Командировки".
Умный поиск, простая отчётность
При поиске подходящего места проживания для сотрудника представители компании ориентируются на множество факторов, например удалённость отеля от аэропорта или ж/д вокзала, близость к офису компании или нужному выставочному центру, доступность переговорных комнат.
Онлайн-сервисы предлагают всевозможные фильтры, чтобы облегчить и ускорить процесс поиска подходящего объекта для пользователя. В "Островок Командировки" привели в пример распространённые запросы для своего сервиса, где в параметрах можно указать только отели с высоким рейтингом и хорошими отзывами, определённым типом питания (вроде "завтрак включён"), с возможностью раннего заселения или позднего выезда, подходящие по месторасположению (например, вблизи деловых центров). Всего же на платформе доступно более 50 разнообразных фильтров.
Ещё одна сложность во время деловой поездки связана с необходимостью собрать отчётность: не забыть взять документы при выселении из гостиницы, сохранить посадочные талоны и чеки. После командировки сотрудники заполняют авансовый отчёт, и избежать ошибок при заполнении документов после поездки могут помочь цифровые решения. "Лучше уйти от лишней бумажной волокиты и перенести весь документооборот в онлайн. Сервис поможет сформировать закрывающие документы в личном кабинете пользователя — они появляются после бизнес-путешествия, и с их помощью создать авансовый отчёт прямо в приложении", — прокомментировала Любовь Васильева.
Эксперты фиксируют рост спроса на сервисы для организации командировок, особенно среди представителей растущего бизнеса. Самым ценным ресурсом для делового человека остаётся время, поэтому возможность сэкономить его на рутинных задачах крайне востребована.
